Transakcje nieruchomościami premium w Warszawie nie dzieją się w sieci — podpisanie aktu notarialnego przy zakupie apartamentu wycenionego na kilka milionów złotych wymaga fizycznej obecności obu stron. I tak będzie jeszcze przez wiele lat. Ale to, co dzieje się w tle transakcji — obieg dokumentów między kancelariami, sądami i organami administracji — zmienia się w 2026 r. szybciej, niż zdążyłeś to zauważyć.
W tym roku weszły w życie dwie konkretne nowelizacje dotyczące elektronizacji dokumentów notarialnych. Pierwsza obowiązuje od 17 marca 2026 r. i porządkuje procedurę dziedziczenia nieruchomości. Druga — wejdzie w życie 19 listopada 2026 r. i zmienia sposób przekazywania dokumentów do ministerstwa przy transakcjach z udziałem cudzoziemców. Obie operują w ramach systemu zwanego CREWAN, który istnieje już od 2018 roku i pozostaje niewidoczny dla stron transakcji — choć ma realny wpływ na szybkość obiegu dokumentów.
Wyjaśniamy, co CREWAN robi w tle typowej transakcji premium, co zmieniło się w tym roku i co czeka nas dalej — bez ukrywania, że do cyfrowego aktu notarialnego przy zakupie nieruchomości jest w Polsce jeszcze bardzo daleko.
CREWAN — cyfrowe archiwum aktów notarialnych działające od 2018 roku
Akronim CREWAN oznacza Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. To platforma informatyczna nadzorowana przez Krajową Radę Notarialną, która pełni funkcję centralnego repozytorium dla cyfrowych kopii aktów notarialnych. Sądy i Krajowa Administracja Skarbowa mają do niego bezpośredni dostęp. Strony transakcji — nie.
Historia systemu zaczyna się w 2018 r., kiedy CREWAN uruchomiono dla aktów związanych z KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). W kolejnych latach zasięg stopniowo się rozszerzał. W lipcu 2021 r. rejestr przedsiębiorców w KRS był już w pełni zintegrowany z systemem. W marcu 2023 r. do repozytorium trafiły akty opodatkowane podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC) i dokumenty ze spraw spadkowych.
Skutek dla typowej transakcji nieruchomości na rynku wtórnym: akt kupna-sprzedaży, przy którym płacisz 2% PCC, jest od dnia sporządzenia archiwizowany elektronicznie. Notariusz ma na to 7 dni. Dla Ciebie jako kupującego to nic nie zmienia proceduralnie — sąd i urząd skarbowy po prostu dostają potrzebne dokumenty przez system, nie pocztą tradycyjną.
Należy podkreślić, że CREWAN nie jest publiczną bazą danych. Żaden internauta nie może sprawdzić w CREWAN, kto sprzedał kamienicę przy Nowogrodzkiej i za ile. Repozytorium jest kanałem wymiany dokumentów między instytucjami, nie narzędziem przejrzystości rynkowej.
E-wypis — cyfrowa kopia aktu z pełną mocą prawną
Równolegle do systemu archiwizacji działa mechanizm elektronicznych wypisów aktów notarialnych, które mają pełną moc prawną od 2018 r. na podstawie art. 92a i 110a ustawy Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 614).
Jak to wygląda od strony technicznej? Papierowy akt — z podpisami stron i notariusza — pozostaje dokumentem źródłowym. Notariusz tworzy jego cyfrowy odpowiednik, opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym według standardu eIDAS i umieszcza w CREWAN. To samo urządzenie może wydać Ci e-wypis: plik PDF ze znacznikiem zaufania cyfrowego, który ma taką samą wartość prawną jak papierowy odpis.
Koszt e-wypisu wynosi maksymalnie 6 zł netto za każdą stronę dokumentu (7,38 zł brutto po doliczonej 23% stawce VAT), zgodnie z rozporządzeniem w sprawie taksy notarialnej (Dz.U. 2020 poz. 1473). Samo przesłanie wypisu do CREWAN nie generuje dla strony dodatkowych kosztów.
Dlaczego warto prosić o e-wypis przy zakupie premium?
E-wypis funkcjonuje sprawnie wszędzie, gdzie do tej pory trzeba było dostarczyć papierowy odpis — bank przy rozliczeniu transakcji, urząd skarbowy przy PIT, ubezpieczyciel przy wystawianiu polisy. Przesłanie go mailem to kilka sekund, dostarczenie papierowego kompletu — często kilka dni. Przy transakcjach powyżej kilku milionów złotych, gdzie każdy krok procesu kosztuje czas i pieniądze, ta oszczędność jest zauważalna.
Co zmieniło się 17 marca 2026 r. — spadkobiercy nieruchomości w jednym miejscu
Nowelizacja z 21 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1793) weszła w życie 17 marca 2026 r. Zmiana nie dotyczy standardowych transakcji kupna-sprzedaży — to uproszczenie wyłącznie dla spraw dziedziczenia.
Problem, który rozwiązano: do tej pory osoba, która dziedziczyła nieruchomość i chciała ujawnić swoje prawo własności w księdze wieczystej, musiała w dwóch osobnych krokach: najpierw wizyta u notariusza (sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia, APD), a potem odrębna wizyta w sądzie wieczystoksięgowym ze złożonym tam wnioskiem. Pomiędzy tymi krokami mogło upłynąć dużo czasu — szczególnie gdy sąd miał zaległości.
Co zmieniono: notariusz — po sporządzeniu APD — może teraz na żądanie spadkobiercy od razu przygotować wniosek o wpis do księgi wieczystej i przesłać go elektronicznie do właściwego sądu. Jedna wizyta w kancelarii notarialnej, bez osobnej wizyty w sądzie, bez papierowych odpisów do przenoszenia między instytucjami.
Reforma obejmuje własność nieruchomości, użytkowanie wieczyste i spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego lub użytkowego. Korzystają z niej zarówno spadkobiercy testamentowi i ustawowi, jak i zapisobiercy windykacyjni.
Znaczenie dla rynku premium: apartamenty w segmencie powyżej 20 000 zł/m² często zmieniają właściciela w wyniku dziedziczenia lub poprzez sprzedaż przez spadkobiercę. Każde opóźnienie w ujawnieniu prawa w KW wstrzymuje bieg transakcji — bo kupujący nie może podpisać aktu z osobą, która formalnie nie jest jeszcze wpisana jako właściciel. Wyeliminowanie osobnego kroku sądowego przy dziedziczeniu przyspiesza ten element procesu o kilka dni do kilku tygodni, w zależności od obciążenia kancelarii.
Jeśli jako kupujący masz do czynienia ze sprzedającym, który jest spadkobiercą i dopiero co kończył procedurę APD — zapytaj wprost, czy notariusz złożył wniosek KW elektronicznie, czy czeka na papierowe potwierdzenie. To pozwoli Ci lepiej zaplanować harmonogram pozostałych kroków transakcji.
Listopad 2026 — notariusze przechodzą na elektroniczny obieg z MSWiA
Zmiana obejmująca szerszy krąg transakcji premium wejdzie w życie 19 listopada 2026 r. Sejmowe głosowanie odbyło się 17 lipca 2026 r., Prezydent RP złożył podpis 13 sierpnia 2026 r. Zakres nowelizacji: przepisy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
Sedno zmiany jest techniczne: notariusze, którzy do tej pory przekazywali dokumenty do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji tradycyjną drogą (papierowe kopie, poczta), od 19 listopada robią to wyłącznie przez CREWAN. Dotyczy to każdej transakcji, w której stroną kupującą jest cudzoziemiec — zarówno przy bezpośrednim zakupie nieruchomości, jak i przy nabyciu udziałów w spółce posiadającej polską nieruchomość.
Samo prawo materialne pozostaje bez zmian. Obywatele Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii przy zakupie lokalu mieszkalnego wyodrębnionego nie potrzebują zezwolenia MSWiA — i to się nie zmienia. Obywatele krajów spoza tej grupy — wedle takich samych kryteriów jak dotychczas. Siedmiodniowy termin, w którym notariusz musi przekazać dokumenty od sporządzenia aktu, również pozostaje bez zmian.
Co zyskuje rynek? Szybszy przepływ dokumentów między kancelarią a MSWiA. Organy łatwiej weryfikują, czy w danym przypadku w ogóle było wymagane uzyskanie zezwolenia. Opcjonalnie zmniejsza się ryzyko zaginięcia papierowej korespondencji, które zdarzało się przy poprzednim trybie. Dla stron transakcji zmiana jest niemal niewidoczna — jeśli wszystkie przesłanki udzielenia zezwolenia są spełnione, digitalizacja kanału komunikacji nie zmienia ani terminu, ani wyniku decyzji.
Praktyczna wskazówka: jeśli sam jesteś cudzoziemcem spoza EOG lub Twój kontrahent nim jest, prawidłowo przygotuj dokumentację przed podpisaniem umowy przedwstępnej — zezwolenie MSWiA (tam, gdzie jest wymagane) uzyskuje się przed zawarciem aktu sprzedaży, nie w jego trakcie. Kwestia, gdzie i w jakiej formie notariusz przekazuje dokumenty po podpisaniu aktu, staje się wtórna wobec prawidłowego przygotowania samej transakcji. Szczegółową procedurę uzyskiwania zezwolenia opisaliśmy wcześniej w kontekście wybrania notariusza do transakcji premium.
Co planuje Ministerstwo Sprawiedliwości — projekt UD407
Dwa opisane wyżej rozwiązania to obowiązujące lub wchodzące w życie prawo. Obok nich trwają prace nad znacznie szerszą reformą systemu ksiąg wieczystych, opisaną w założeniach do projektu ustawy UD407. Status: założenia do projektu, Q3 2026 jako planowany cel uzyskania akceptacji rządu — projekt nie jest jeszcze uchwalony.
Reforma zakłada trzy kierunki zmian:
Wnioski online dla każdego właściciela. Możliwość składania wniosków do KW przez internet nie byłaby już zarezerwowana wyłącznie dla notariuszy i komorników. Każda osoba z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (profil ePUAP) lub podpisem osobistym (e-dowód) mogłaby złożyć wniosek samodzielnie. Dla kupującego premium to potencjalna możliwość śledzenia statusu wpisu bez angażowania kancelarii.
Hybrydowe akta ksiąg wieczystych. Dokumenty papierowe i elektroniczne mogłyby funkcjonować w ramach jednego postępowania sądowego bez konieczności skanowania papierów ani drukowania plików. To istotne zwłaszcza przy sprawach, w których część dokumentacji jest historyczna (papierowa) i nie ma sensu ekonomicznego jej cyfryzować.
Elektroniczne doręczenia z sądu. Zawiadomienia, wezwania i orzeczenia w sprawach prowadzonych elektronicznie trafiałyby bezpośrednio przez system, bez tradycyjnej poczty.
Z perspektywy planowania transakcji: projekt UD407 nie jest jeszcze uchwałą, a dopiero założeniami do projektu. Do daty uchwalenia jest daleka droga. Przy due diligence i harmonogramowaniu transakcji bazuj na prawie, które już obowiązuje — nie na tym, które może wejść w życie za rok lub dwa.
Co nigdy nie stanie się elektroniczne
Przy rosnącej liczbie zmian warto wyraźnie zaznaczyć, co pozostaje poza zasięgiem digitalizacji — i na jak długo.
Art. 92 ustawy Prawo o notariacie jednoznacznie wymaga osobistego stawiennictwa stron przy sporządzaniu aktu notarialnego. Notariusz weryfikuje tożsamość każdej ze stron na podstawie dokumentu ze zdjęciem, odczytuje treść aktu w obecności stron, upewnia się, że rozumieją jego skutki, i odbiera podpisy. Żadne z tych czynności nie może odbyć się przez wideo ani przez żaden inny zdalny mechanizm zastępujący fizyczną obecność.
Wyjątek, który funkcjonuje w praktyce przy transakcjach premium: notarialne pełnomocnictwo. Jeśli kupujący nie może być obecny osobiście, może wcześniej — u dowolnego notariusza, w Polsce lub za granicą — udzielić pełnomocnictwa zaufanej osobie. Ta osoba stawia się zamiast niego. Ale i w tym przypadku ktoś musi osobiście stanąć przed notariuszem, który pełnomocnictwa udziela.
Etapy, które można obsłużyć zdalnie przed wizytą: wideokonsultacje z notariuszem, przesłanie skanów dokumentów do weryfikacji, przejrzenie projektu aktu w PDF, zgłoszenie uwag. Po akcie: odbiór e-wypisu bez konieczności ponownej wizyty. Przy zakupie apartamentu za kilka milionów złotych ta poprzedzająca wizytę praca zdalna powinna być standardem — projekt aktu trafia do Ciebie co najmniej kilka dni wcześniej, żebyś zdążył skonsultować go z prawnikiem. Jeśli notariusz nie oferuje takiego trybu pracy, to sygnał do rozważenia zmiany.
Praktyczne zestawienie — co cyfryzacja zmienia, a co nie
Zebrane w jednym miejscu:
Przy standardowej transakcji kupna-sprzedaży między Polakami CREWAN działa w tle od lat. Akt trafia do repozytorium automatycznie w ciągu 7 dni, PCC odprowadza notariusz. Dla Ciebie zmiana jest niewidoczna — korzystasz z niej pośrednio przez szybszy obieg między instytucjami. Zażądaj e-wypisu od razu po akcie: przyda się do każdego kolejnego urzędu.
Przy dziedziczeniu nieruchomości — od 17 marca 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1793) — notariusz może w tej samej wizycie złożyć wniosek KW po APD elektronicznie. Skorzystaj z tego, nie czekaj na papierowe potwierdzenia.
Przy transakcji z udziałem cudzoziemca — do 18 listopada 2026 r. tryb tradycyjny, od 19 listopada 2026 r. notariusz przekazuje dokumenty do MSWiA wyłącznie przez CREWAN. Merytoryczne warunki udziału w transakcji i zasady udzielania zezwoleń MSWiA — bez zmian.
Przy nabyciu przez SPV z zagranicznym udziałowcem — zmiana z listopada 2026 r. obejmuje ten mechanizm tak samo jak bezpośredni zakup. Elektroniczny kanał do MSWiA nie zmienia struktury due diligence, ale warto go odnotować w harmonogramie.
Niezależnie od trybu transakcji: koszty czynności notarialnych pozostają wedle taryfy z Dz.U. 2020 poz. 1473, AML i KYC po stronie notariusza — wedle ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (Dz.U. 2025 poz. 644), termin 7 dni na przekazanie dokumentów do CREWAN — bez zmian.
Podsumowanie
- CREWAN to cyfrowe repozytorium aktów notarialnych opodatkowanych PCC, działające od 2018 r. Strony transakcji nie mają do niego bezpośredniego dostępu — korzystają na tym sądy i organy skarbowe.
- E-wypis zastępuje papierowy odpis w każdej relacji z bankiem, urzędem czy ubezpieczycielem. Koszt: max 6 zł netto/stronę; wartość prawnna: identyczna jak odpis papierowy.
- Od 17 marca 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1793): przy dziedziczeniu nieruchomości — notariusz może złożyć wniosek KW elektronicznie bezpośrednio po sporządzeniu APD. Jedna wizyta, jeden krok.
- Od 19 listopada 2026 r.: przy transakcjach z udziałem cudzoziemców — notariusze przekazują dokumenty do MSWiA elektronicznie. Zasady materialne zezwoleń bez zmian.
- Projekt UD407 zakłada online KW dla wszystkich i hybrydowe akta — ale to wciąż etap założeń, nie uchwalona ustawa.
- Akt notarialny nigdy nie stanie się zdalny — art. 92 ustawy Prawo o notariacie wymaga fizycznej obecności stron. Zmienia się logistyka dokumentów, nie istota czynności.
Digitalizacja dokumentów notarialnych w Polsce postępuje w sposób sekwencyjny i wymierny. Każda kolejna nowelizacja eliminuje jeden papierowy punkt w łańcuchu. To dobra wiadomość dla bezpieczeństwa i przewidywalności transakcji — mniej ginie pocztą, mniej czeka na ręczne skany, mniej zależy od obciążenia poczty tradycyjnej.
Jeśli planujesz zakup lub sprzedaż nieruchomości premium w Warszawie i chcesz omówić przebieg procesu notarialnego — zapraszamy do kontaktu.
Sources
- Akt notarialny elektroniczny 2026: CREWAN, e-wypisy i co załatwisz online
- Duże zmiany w księgach wieczystych 2026 — GazetaPrawna.pl
- Zmiany w nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców 2026: elektroniczne przekazywanie aktów notarialnych do MSWiA
- notariuszki.com: procedura KW po APD od 17 marca 2026
- Dz.U. 2025 poz. 1793 — ISAP