Właściciel apartamentu premium w Warszawie decydujący się na wynajem stoi przed wyborem, który ma realne konsekwencje procesowe. Nie wystarczy podpisać „umowę najmu” — liczy się, który reżim prawny obowiązuje po stronie wynajmującego, co dołącza się do umowy i jak przebiega odzyskanie lokalu po jej zakończeniu. Tę decyzję prawo narzuca z zewnątrz: ustawa o ochronie praw lokatorów z dnia 21 czerwca 2001 r. (Dz.U.2023.0.725) przewiduje dwie odrębne, zamknięte ścieżki. Kto z której korzysta — nie jest kwestią wyboru, lecz statusu prawnego wynajmującego.
W transakcjach premium, które obsługujemy, widzimy oba błędy: prywatny właściciel próbuje korzystać z formularzy „najem instytucjonalny”, bo kojarzy mu się z silniejszą ochroną. Spółka z kolei podpisuje najem okazjonalny, bo pośrednik dostarcza go szablonowo — i nikt nie sprawdza, czy podmiot po stronie wynajmującego w ogóle może z tej formy korzystać. Konsekwencją jest umowa formalnie nieważna lub nieegzekwowalna w momencie, gdy jest potrzebna najbardziej: przy trudnym lokatorze, który nie wyprowadza się po wygaśnięciu umowy.
Niżej omawiamy najem instytucjonalny w wersji „właścicielskiej premium” — kiedy obowiązuje, co jest wymagane i czym różni się od okazjonalnego pod względem praktycznym.
Kto może zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego
Art. 19f § 1 ustawy o ochronie praw lokatorów formułuje warunek podmiotowy po stronie wynajmującego precyzyjnie:
Umową najmu instytucjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. — art. 19f § 1, ustawa o ochronie praw lokatorów, Dz.U.2023.0.725
Kluczowy element: wynajmujący musi prowadzić działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Oznacza to, że po stronie wynajmującego mamy trzy typy podmiotów:
- Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) — wpisana do CEIDG z kodem PKD obejmującym wynajem nieruchomości, najczęściej PKD 68.20.Z „Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi”. Samo posiadanie JDG bez tego wpisu nie wystarczy — działalność w zakresie wynajmu musi faktycznie istnieć.
- Osoba prawna — spółka z o.o., spółka akcyjna, fundacja (gdy wynajem lokali mieści się w jej działalności statutowej i zarobkowej). Fundacja rodzinna może prowadzić działalność najem lokali pod warunkami z ustawy o fundacjach rodzinnych — to osobna, złożona kwestia.
- Jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną — spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna.
Czego ustawa nie objęła najemem instytucjonalnym: osoba fizyczna, która wynajmuje lokal prywatnie, bez DG w zakresie wynajmu. Art. 19a § 1 definiuje to negatywnie: najem okazjonalny może zawrzeć wyłącznie właściciel niespełniający kryterium z art. 19f — tzn. taki, który wynajmu lokali w ramach DG nie prowadzi. To dwa rozłączne reżimy — ta sama umowa nie może być jednocześnie okazjonalna i instytucjonalna.
W segmencie premium w Warszawie spotykamy najczęściej trzy scenariusze po stronie wynajmującego:
Spółka z o.o. kupiła apartament na wynajem — to naturalny obszar najem instytucjonalny. Spółka jest osobą prawną, prowadzi działalność zarobkową, wynajem wpisuje się w zakres jej działalności. Specyfikę zakupu nieruchomości przez spółkę — w tym konsekwencje podatkowe — opisaliśmy osobno w artykule Zakup nieruchomości premium przez spółkę z o.o. w Warszawie.
Właściciel prywatny z kilkoma lokalami, który zarejestrował JDG — o ile PKD uwzględnia najem nieruchomości i jest to faktyczna działalność zarobkowa (a nie tylko formalny wpis), najem instytucjonalny jest dostępny. Organy skarbowe weryfikują realność działalności w tym zakresie.
Inwestor instytucjonalny lub fundusz zarządzający portfelem PRS — to największa i najszybciej rosnąca kategoria. Według raportu EY Polska z 2023 roku, zasoby PRS (Private Rented Sector) wynosiły ok. 8500 lokali w całej Polsce, a prognoza na 5–7 lat to ok. 55 000 — przy aktualnej skali ok. 1% całego rynku wynajmu. Dla porównania: w Danii PRS odpowiada za ok. 50% rocznych transakcji nieruchomościowych.
Najem okazjonalny dla prywatnego właściciela — kontekst niezbędny do porównania
Żeby różnice były czytelne, warto przypomnieć warunki okazjonalnego. Omówiliśmy to szerzej w osobnym artykule o budowaniu umowy najmu premium w Warszawie — tu tylko kluczowe elementy.
Art. 19a § 1: najem okazjonalny zawiera wyłącznie osoba fizyczna nieprowadząca DG w zakresie wynajmu. Umowa na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat. Do umowy dołącza się trzy dokumenty:
- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji,
- wskazanie lokalu, do którego najemca się wyprowadzi w razie eksmisji,
- pisemna zgoda właściciela (lub posiadacza tytułu prawnego) lokalu wskazanego przez najemcę.
Właściciel korzystający z najem okazjonalnego ma też dodatkowy obowiązek formalny: musi zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu (art. 19b § 1). Brak zgłoszenia skutkuje utratą całego reżimu ochronnego — umowa jest traktowana jak najem zwykły. To częsty błąd w segmencie premium, gdzie zgłoszenie bywa pomijane jako „formalność”. Wskazanie lokalu zastępczego jest zaś wymogiem strukturalnym — i w segmencie premium generuje osobne trudności. Ekspatriant wynajmujący apartament za 8000–12 000 zł miesięcznie często nie ma drugiego mieszkania w Polsce, którego właściciel wyrazi pisemną zgodę. Obcokrajowiec, manager przylatujący do Warszawy na kontrakt korporacyjny, obywatel UE bez polskiego majątku nieruchomego — żaden z nich nie posiada naturalnego „lokalu zastępczego”. W rezultacie wielu prywatnych właścicieli podpisuje najem zwykły — z pełną ochroną lokatora wynikającą z ustawy — bo nie ma jak zorganizować tego oświadczenia.
Najem instytucjonalny eliminuje ten problem.
Kluczowa różnica: brak wymogu wskazania lokalu zastępczego
Art. 19f § 5 opisuje, co dołącza się do umowy instytucjonalnej:
Do umowy najmu instytucjonalnego lokalu dołącza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu […], oraz przyjął do wiadomości, że w razie konieczności wykonania powyższego zobowiązania prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego nie przysługuje. — art. 19f § 5, ustawa o ochronie praw lokatorów, Dz.U.2023.0.725
Zestawienie z art. 19a § 2 (okazjonalny):
[…] najemca poddał się egzekucji […] oraz wskazał lokal, do którego się wyprowadzi w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
W najem instytucjonalnym — żadnego wskazania lokalu zastępczego. Najemca oświadcza wyłącznie, że podda się egzekucji i wie, iż nie przysługuje mu lokal socjalny. To identyczny skutek procesowy jak w okazjonalnym — szybka egzekucja bez prawa do lokalu gminnego — ale bez bariery wejścia dla najemcy bez polskiego zaplecza mieszkaniowego.
W praktyce transakcji premium z najemcami zagranicznymi lub ekspatami ta różnica ma znaczenie operacyjne: spółka posiadająca portfel premium może zawrzeć umowę instytucjonalną z najemcą, który przyleciał z Frankfurtu tydzień temu i nie zna nikogo w Warszawie z własnym mieszkaniem.
Forma umowy i oświadczenie notarialne
Oba reżimy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności — okazjonalny (art. 19a § 6), instytucjonalny (art. 19f § 7). Ustne ustalenia nie mają skutku; e-mail z skanem bez podpisów — też. W segmencie premium zdarzają się „umowy na próbę” bez pisemnej formy, podpisywane tydzień po wprowadzeniu się najemcy — to błąd, który eliminuje cały reżim ochronny dla wynajmującego.
Oświadczenie notarialne najemcy o poddaniu się egzekucji jest dokumentem odrębnym od umowy — dołączanym do niej, ale sporządzanym u notariusza. Jego koszt jest ograniczony ustawowo: nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19f § 6). Przy minimalnym wynagrodzeniu brutto w 2026 roku wynoszącym 4806 zł, górny limit to ok. 480 zł. W praktyce notariusze pobierają 140–290 zł za takie oświadczenie.
Czas trwania umowy — instytucjonalny nie ma limitu 10-letniego
Najem okazjonalny można zawrzeć na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat (art. 19a § 1). Przekroczenie tego limitu przekształca umowę okazjonalną w zwykłą — z pełną ochroną lokatora.
Najem instytucjonalny tego limitu nie ma. Art. 19f § 3 stanowi wprost, że do umowy instytucjonalnej nie stosuje się art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego — przepisu, który najem na czas oznaczony powyżej 10 lat nakazuje traktować jako zawarty na czas nieoznaczony. W praktyce spółka może zawrzeć umowę na 12 lub 15 lat — choć w segmencie premium zdarza się to przy relokacjach korporacyjnych z długoterminowym mandatem, nie przy standardowych umowach.
Kaucja — ta sama zasada co w okazjonalnym
Art. 19f § 4: kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal — identyczny limit jak w najem okazjonalnym (art. 19a § 4). W segmencie premium, przy czynszach od 5000 zł w górę, kaucja 6× oznacza 30 000 zł i więcej. Warunki zwrotu kaucji warto określić wprost w umowie — ustawa nie wskazuje terminu zwrotu dla najem instytucjonalny tak jak dla okazjonalnego (tam jest to miesiąc od opróżnienia lokalu — art. 19a § 5). Swoboda kontraktowa tu działa — warto z niej skorzystać, żeby uniknąć sporu przy rozliczeniu.
Procedura zakończenia umowy i eksmisji
Umowa instytucjonalna, jak okazjonalna, zawierana jest na czas oznaczony. Po jego upływie lub w razie wypowiedzenia z ustawowych przyczyn, wynajmujący może żądać opróżnienia lokalu. Procedura wynika z art. 19i i przebiega w kilku krokach:
Krok 1 — żądanie opróżnienia lokalu. Wynajmujący sporządza pismo z urzędowo poświadczonym podpisem (czynność wyłącznie notarialna — art. 96 Prawa o notariacie; adwokaci i radcowie prawni poświadczają odpisy dokumentów, nie podpisy), zawierające oznaczenie stron, wskazanie umowy i przyczynę ustania stosunku najmu. Pismo musi wskazywać termin do opróżnienia lokalu — nie krótszy niż 14 dni od dnia doręczenia. Dla porównania: w najem okazjonalnym termin wynosi co najmniej 7 dni (art. 19c § 2).
Krok 2 — bezskuteczny upływ terminu. Jeśli najemca nie opróżni lokalu, wynajmujący składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności oświadczeniu notarialnemu złożonemu przez najemcę przy zawarciu umowy. Do wniosku dołącza się żądanie opróżnienia z dowodem doręczenia oraz dokument potwierdzający tytuł prawny wynajmującego.
Krok 3 — egzekucja komornicza. Po nadaniu klauzuli — skierowanie do komornika. Najemca i osoby z nim zamieszkujące nie mogą żądać przyznania lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego (art. 19f § 5 in fine).
W obu reżimach wyłączona jest też ochrona zimowa z art. 16 ustawy — eksmisja jest możliwa przez cały rok, w tym w okresie od 1 listopada do 31 marca, kiedy przy najmie zwykłym egzekucja bywa wstrzymana do czasu wskazania przez gminę lokalu tymczasowego.
Różnica w formie żądania jest istotna: wymóg urzędowo poświadczonego podpisu przy najem instytucjonalnym to wizyta u notariusza lub kancelarii prawnej przed wysyłką pisma. To drobna niedogodność — ale realna, jeśli sprawa dzieje się w piątek popołudniu.
Projekt nowelizacji ustawy o ochronie lokatorów — co proponuje Sejm w 2026 r.
W lutym 2026 roku do Sejmu wpłynął projekt ustawy (nr RPW/7192/2026), złożony przez grupę posłów, proponujący istotne zmiany w przepisach o najmie zwykłym. Projekt — po konsultacjach społecznych zakończonych w marcu 2026 — przewiduje m.in.:
- skrócenie okresu zaległości czynszowych wymaganego do wypowiedzenia umowy — z dotychczasowych trzech pełnych okresów do jednego,
- likwidację obowiązku zapewnienia lokalu zamiennego przy wypowiedzeniu z powodów „właścicielskich” (właściciel chce sam zamieszkać lub przekazać mieszkanie członkowi rodziny),
- zmiany w zakresie odpowiedzialności karnej wynajmującego za odcięcie mediów w lokalu zajmowanym bez tytułu prawnego,
- wprowadzenie fikcji doręczenia korespondencji wysyłanej na ostatni znany adres najemcy.
Na moment pisania tego tekstu projekt nie jest uchwalony — status legislacyjny jest w toku. Co istotne: zmiany te dotyczą przede wszystkim najem zwykłego. Najem okazjonalny i instytucjonalny dysponują już własnym, korzystniejszym dla wynajmujących reżimem — bez lokalu zamiennego przy eksmisji, bez ochrony zimowej, z ograniczonym prawem do lokalu socjalnego. Właściciel korzystający z art. 19f (instytucjonalny) lub art. 19a (okazjonalny) tych niedogodności co do zasady nie doświadcza, o ile prawidłowo skonstruuje umowę i dopilnuje formalności notarialnych.
Śledzimy postęp legislacyjny — gdy projekt przejdzie kolejne czytania, omówimy go osobno.
Podsumowanie
- Najem instytucjonalny (art. 19f ustawy o ochronie lokatorów, Dz.U.2023.0.725) jest dostępny wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali — spółek z o.o., spółek osobowych, JDG wpisanych z odpowiednim PKD, fundacji prowadzących wynajem zarobkowo. Prywatny właściciel bez takiej działalności musi korzystać z najem okazjonalnego (art. 19a).
- Kluczowa różnica praktyczna: najem instytucjonalny nie wymaga od najemcy wskazania lokalu zastępczego — to eliminuje barierę dla ekspatów, obcokrajowców i osób bez polskiego zaplecza mieszkaniowego, typowych najemców premium w Warszawie.
- Oświadczenie notarialne (poddanie się egzekucji) jest wymagane w obu formach. Koszt ustawowo ograniczony do 1/10 minimalnego wynagrodzenia — ok. 480 zł w 2026 r.
- Kaucja w obu reżimach: maksymalnie 6-krotność czynszu miesięcznego. Termin zwrotu najlepiej określić wprost w umowie.
- Procedura eksmisji jest podobna — bez lokalu socjalnego, bez ochrony zimowej — ale najem instytucjonalny wymaga żądania opróżnienia z urzędowo poświadczonym podpisem i daje najemcy minimum 14 dni (vs 7 dni w okazjonalnym).
- Brak limitu 10-letniego w najem instytucjonalnym (art. 19f § 3 wyłącza art. 661 § 1 KC) — umowa może być zawarta na dowolny czas oznaczony.
- Projekt nowelizacji ustawy o ochronie lokatorów złożony w Sejmie w 2026 r. dotyczy przede wszystkim najem zwykłego — najem instytucjonalny i okazjonalny mają już własny, korzystniejszy dla wynajmujących reżim.