Wynegocjowałeś cenę, podpisałeś umowę przedwstępną i ustaliłeś datę aktu. Do transakcji zostało mniej niż miesiąc. Pozornie — czekasz. W rzeczywistości to właśnie tu, a nie w chwili podpisywania, rozstrzygają się ryzyka transakcji premium.
Z obserwacji transakcji w segmencie premium wyraźnie widać, że kupujący trafia do notariusza albo dobrze przygotowany — z kompletem dokumentów, zweryfikowaną hipoteką i gotowymi środkami — albo z problemem odkrytym zbyt późno: nieaktualnym świadectwem energetycznym, wzmianką w Księdze Wieczystej, wspólnotą, która nie wystawiła zaświadczenia na czas, albo bankiem, który nie zdążył przesłać promesy wykreślenia hipoteki. Każdy z tych problemów potrafi przesunąć akt o kilka tygodni.
Poniżej opisujemy krok po kroku, co i kiedy sprawdzić w ciągu 30 dni poprzedzających akt notarialny zakupu nieruchomości premium w Warszawie.
1. Ostateczna weryfikacja Księgi Wieczystej — nie odpuść jej na ostatniej prostej
Weryfikacja Księgi Wieczystej (KW) należy do standardowego due diligence przed umową przedwstępną. Ale po jej podpisaniu do samego aktu mija kilka tygodni — i w tym czasie w KW mogą pojawiać się nowe wpisy.
Zanim notariusz sporządzi akt, pobiera odpis KW i samodzielnie weryfikuje jej stan na moment transakcji. Problem polega na tym, że wzmianka o wpis — czyli sygnał, że ktoś złożył wniosek o zmianę w KW — może pojawić się między ostatnią weryfikacją kupującego a aktem. Wzmianka to nie wpis, ale informuje, że w kolejce czeka wniosek, który może zmienić stan prawny nieruchomości.
Dlatego:
- 7–10 dni przed aktem — zaloguj się na ekw.ms.gov.pl i sprawdź wszystkie cztery działy KW.
- Dział II — właściciel: czy to wciąż ta sama osoba, która podpisała przedwstępną?
- Dział III — ograniczone prawa rzeczowe i roszczenia: szukaj nowych wpisów (służebności, roszczeń o przeniesienie własności, zakazów zbycia). Każda nowa pozycja wymaga wyjaśnienia.
- Dział IV — hipoteki: czy nowe hipoteki nie pojawiły się po podpisaniu przedwstępnej? Czy hipoteka, którą sprzedający miał spłacić, nie wzrosła o zaległe odsetki?
- Wzmianki: to pierwszy sygnał zmian. Jeśli widzisz wzmiankę w dniu poprzedzającym akt — informacja dla notariusza natychmiast. Doświadczony agent premium powinien zareagować tak samo.
Wcześniej pisaliśmy o tym szczegółowo — co konkretnie zobaczyć w każdym dziale i jakie wpisy są groźne, a jakie tylko pozornie: Księga wieczysta — pięć rzeczy, które warto sprawdzić zanim podpiszesz cokolwiek.
2. Zaświadczenie wspólnoty o niezaleganiu z opłatami — i co powinno w nim być
Sprzedający jest zobowiązany dostarczyć notariuszowi zaświadczenie zarządu lub zarządcy wspólnoty mieszkaniowej potwierdzające brak zaległości w opłatach związanych z lokalem. W praktyce transakcji premium jest to jeden z dokumentów, który notariusze wymagają prawie zawsze przy sprzedaży lokalu w budynku wielorodzinnym.
Co powinno zawierać takie zaświadczenie:
- Potwierdzenie, że właściciel lokalu nie zalega z płatnościami zaliczek na koszty zarządu (eksploatacja, fundusz remontowy, media przez licznik wspólny).
- Stan ewentualnych zaległości na dzień wystawienia — jeśli sprzedający ma dług, będzie wpisany.
- Informację o zadłużeniu lokalu wobec wspólnoty (lokale w kamienicach mogą mieć zaległości z poprzednich właścicieli).
- Opcjonalnie: liczbę osób zameldowanych (notariusz może jej wymagać, jeśli wspólnota nie dysponuje tą informacją).
Ważny szczegół praktyczny: zaświadczenie jest dokumentem wystawionym na konkretny dzień i nie powinno być starsze niż 30 dni na moment aktu notarialnego. Jeśli sprzedający wybrał zaświadczenie z 40-go dnia przed aktem — notariusz może je zakwestionować. W transakcjach, gdzie data aktu przesuwa się o kilka tygodni, warto zlecić ponowne wystawienie dokumentu.
Zarząd wspólnoty lub zarządca nieruchomości ma obowiązek ewidencji opłat (na podstawie art. 29 ustawy o własności lokali, Dz.U. 1994 Nr 85, poz. 388 ze zm.) i nie może odmówić wydania zaświadczenia właścicielowi lokalu — pod warunkiem, że zaległości są jasno udokumentowane. Jeśli zarządca zwleka, warto poprosić o potwierdzenie złożenia wniosku na piśmie i wyznaczyć termin 7-dniowy.
Sygnał ostrzegawczy dla kupującego: jeśli sprzedający od tygodnia nie może dostarczyć zaświadczenia i podaje różne wyjaśnienia — zapytaj wprost o historię opłat wspólnoty. Zaległości na poziomie kilku miesięcy to drobnostka do negocjacji ceny lub potrącenia przy akcie. Zaległości za kilka lat to inny scenariusz.
Przy zakupie garażu lub miejsca parkingowego jako odrębnej KW — wymagane jest oddzielne zaświadczenie dla każdej KW.
3. Świadectwo charakterystyki energetycznej — nowości od maja 2026
Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2014 poz. 1200 ze zm.) nakłada na sprzedającego obowiązek przekazania kupującemu świadectwa charakterystyki energetycznej. Notariusz odnotowuje fakt przekazania świadectwa w treści aktu notarialnego.
Od 29 maja 2026 roku obowiązuje nowy wzór świadectwa z klasami energetycznymi A–G, analogiczny do etykiet AGD. Zmiana wynika z implementacji dyrektywy unijnej EPBD 2024/1275.
Co to oznacza w praktyce:
Jeśli sprzedający ma świadectwo starsze niż maj 2026 — jest ono wciąż ważne, pod warunkiem że nie upłynęło 10 lat od jego wystawienia. Zmiana wzoru dokumentu z maja 2026 nie unieważniła starszych świadectw. Kupujący otrzymuje dokument według starego wzoru — z liczbowym wskaźnikiem EP zamiast klasy literowej.
Jeśli świadectwo nie istnieje lub jest przeterminowane — sprzedający musi je uzyskać przed aktem. Wystawia je osoba wpisana do centralnego rejestru (CRCE/CRCEB prowadzonego przez GUNB). Koszt: typowo 300–600 zł dla lokalu mieszkalnego, realizacja 2–5 dni roboczych.
Co kupujący powinien zrobić w ciągu 30 dni:
- Poproś sprzedającego o przesłanie kopii świadectwa z numerem rejestrowym.
- Sprawdź numer w centralnym rejestrze GUNB — to gwarantuje, że świadectwo zostało sporządzone przez uprawnioną osobę i jest ważne.
- Sprawdź datę wystawienia: dokument starszy niż 10 lat jest nieważny i notariusz nie zaakceptuje stwierdzenia „brak”.
- Zapoznaj się z klasą lub wskaźnikiem EP przed aktem — to cenny argument negocjacyjny, jeśli nieruchomość ma słabą charakterystykę energetyczną.
Dodatkowy kontekst dla segmentu premium: w ogłoszeniach sprzedaży i najmu od maja 2026 obowiązuje podawanie wskaźnika EP oraz klasy energetycznej. Kamienice z lat 30.–40. i przedwojenne wille mają typowo klasy E lub F — co nie przeszkadza ich premium cenie, ale warto wiedzieć przed podpisaniem.
4. Hipoteka na kupowanej nieruchomości — list mazalny, promesa i depozyt
Znaczna część nieruchomości premium na rynku wtórnym w Warszawie — szczególnie tych kupowanych przez poprzednich właścicieli z kredytem — jest obciążona hipoteką banku. To nie jest przeszkoda w transakcji, ale wymaga koordynacji, i właśnie w oknie 30-dniowym ta koordynacja musi się wydarzyć.
Standardowa procedura:
- Sprzedający kontaktuje się z bankiem po podpisaniu umowy przedwstępnej (jeśli nie wcześniej) i uzyskuje informację o aktualnym saldzie kredytu do spłaty.
- Bank wystawia promesę wykreślenia hipoteki — pismo, w którym zobowiązuje się do wysłania do sądu wniosku o wykreślenie hipoteki po wpłynięciu wskazanej kwoty na wskazany rachunek. Termin ważności promesy: typowo 30 lub 60 dni.
- Przy akcie notarialnym — część ceny trafia bezpośrednio na rachunek banku (do wysokości salda kredytu), pozostała część na rachunek sprzedającego lub do depozytu. Notariusz wpisuje to w treść aktu.
- Po potwierdzeniu wpływu środków bank wysyła do sądu wniosek o wykreślenie hipoteki z KW.
Kiedy coś idzie nie tak:
- Promesa wystawiona, ale sprzedający przeciągał negocjacje — promesa wygasła. Konieczne wystawienie nowej (kilka dni, czasem opłata).
- Saldo kredytu wyższe od ceny sprzedaży (kredyt na inne aktywa zabezpieczony tą nieruchomością). To sytuacja wymagająca oddzielnych negocjacji i dopłaty lub innego zabezpieczenia.
- Hipoteka „unijna” lub „wpisana przez firmy faktoringowe” — wymaga kontaktu z innym podmiotem niż bank hipoteczny i może trwać dłużej.
Depozyt notarialny jako mechanizm bezpieczeństwa — w transakcjach, gdzie hipoteka jest do spłaty, depozyt notarialny chroni obie strony: kupujący wie, że środki na spłatę kredytu trafią do banku, a nie do sprzedającego, który mógłby je nie przekazać. Szczegółowo mechanizm depozytu opisaliśmy w: Depozyt notarialny w transakcji premium — jak działa i kiedy jest niezbędny.
A o samym sprawdzeniu hipoteki przed kupnem, liście mazalnym i technikach negocjacji rabatu w cenie za opóźnione wykreślenie — w: Hipoteka na kupowanej nieruchomości premium — jak sprawdzić, spłacić z ceny i wykreślić z KW.
5. Środki finansowe i AML — co notariusz i pośrednik mają prawo sprawdzić
Transakcja premium w Warszawie — zakup apartamentu w cenie 2–8 mln zł i wyżej — podlega przepisom przeciwdziałania praniu pieniędzy (ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Dz.U. 2025 poz. 644). Zarówno notariusz, jak i pośrednik nieruchomości są instytucjami obowiązanymi — mają ustawowy obowiązek weryfikacji tożsamości i źródła środków.
Co to oznacza dla kupującego w ciągu 30 dni:
Dokumentacja źródła środków to nie opcja, ale wymóg. Notariusz zapyta, skąd pochodzi kwota zakupu. Możliwe źródła (do udokumentowania):
- Sprzedaż poprzedniej nieruchomości — akt notarialny lub wyciąg potwierdzający wpływ.
- Dochody z działalności gospodarczej — PIT za ostatnie lata, wyciągi bankowe.
- Dziedziczenie lub darowizna — akt poświadczenia dziedziczenia lub umowa darowizny.
- Środki zgromadzone przez lata — historia konta z dłuższego okresu.
Przelew, nie gotówka. W segmencie premium transakcje gotówkowe są praktycznie niemożliwe — nie z powodu zakazu (do 10.000 euro można legalnie płacić gotówką), ale dlatego, że notariusz ma obowiązek odmowy przeprowadzenia transakcji, jeśli nie może zidentyfikować źródła środków. Praktycznie każda transakcja premium realizowana jest przelewem z imienny rachunku bankowego kupującego.
Timing przelewu: środki powinny być zaksięgowane na koncie docelowym (rachunku notarialnego lub sprzedającego) przed podpisaniem aktu lub w chwili jego podpisywania — zależnie od ustaleń umowy przedwstępnej i postanowień aktu. Warto potwierdzić z notariuszem, jak wygląda przyjęty model: czy to przelew D-1 (dzień wcześniej na konto notariusza), D0 rano, czy potwierdzenie przelewu w czasie aktu.
Konto za granicą? Jeśli środki są na koncie zagranicznym — warto zorganizować przelew z kilkudniowym wyprzedzeniem, bo przelewy SWIFT mogą zająć 2–4 dni. Przelew walutowy wymaga przewalutowania — kurs z dnia transakcji może wpłynąć na przelewną kwotę.
6. Dokumenty osobiste i pełnomocnictwa — sprawdź ważność z wyprzedzeniem
To pozornie oczywisty punkt, który w transakcjach premium wywołuje zaskakująco dużo problemów.
Dokumenty tożsamości:
- Dowód osobisty lub paszport — aktualne, nieuszkodzone, z czytelnym numerem i datą ważności.
- Jeśli minimalnie 30 dni przed aktem dowód traci ważność — wnioskuj o nowy teraz. Oczekiwanie na dowód może potrwać do 30 dni.
- Notariusz weryfikuje tożsamość obu stron na podstawie dokumentu z fotografią. W aktach notarialnych wpisywane są numery PESEL i seria dokumentu.
Jeśli kupujesz przez pełnomocnika: Pełnomocnictwo do zakupu nieruchomości musi być udzielone w formie aktu notarialnego (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, Dz.U. 2024 poz. 1061) — bo sama czynność (przeniesienie własności nieruchomości) wymaga tej formy na podstawie art. 158 KC. Pełnomocnictwo ogólne sporządzone w zwykłej formie pisemnej nie wystarczy.
- Jeśli kupujesz zdalnie (mieszkasz za granicą) — pełnomocnictwo notarialne udzielone u notariusza w kraju zamieszkania + apostille. Apostille może wymagać kilku dni do kilku tygodni, zależnie od kraju.
- Pełnomocnictwo powinno precyzyjnie określać nieruchomość, cenę lub jej górny limit i zakres czynności pełnomocnika.
Jeśli kupujesz w małżeństwie: Zakup nieruchomości w czasie trwania wspólności majątkowej małżeńskiej co do zasady wymaga zgody obojga małżonków (art. 37 § 1 pkt 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, Dz.U. 2026 poz. 236). Oboje powinni stawić się u notariusza lub udzielić pełnomocnictwa.
Wyjątek: jeśli macie rozdzielność majątkową (intercyzę) — notariusz potrzebuje aktu notarialnego intercyzy lub wypisu z rejestru aktów notarialnych. Jeśli intercyza jest umową wpisaną do centralnego systemu — notariusz może ją sam pobrać. Jeśli nie — dostarcz ją sam.
Cudzoziemiec spoza EOG: Obywatele spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii potrzebują zezwolenia MSWiA na zakup nieruchomości (ustawa z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców). Wyjątki: samodzielny lokal mieszkalny nie wymaga zezwolenia w większości przypadków, ale grunt pod budynkiem — już tak. Szczegóły zależą od konkretnej nieruchomości i obywatelstwa.
7. Ubezpieczenie nieruchomości — pomostowe i docelowe
Zakup nieruchomości premium bez kredytu hipotecznego nie wymaga ubezpieczenia prawnie. Ale od momentu podpisania aktu notarialnego jesteś właścicielem — i ryzyko przechodzi na Ciebie. Pożar, zalanie, kradzież mienia — to Twoja strata, nie sprzedającego.
W praktyce zalecamy:
Ubezpieczenie od ognia i innych zdarzeń losowych — uruchamiaj od dnia aktu notarialnego (lub od dnia faktycznego przejęcia kluczy, jeśli następuje wcześniej). W segmencie premium warto rozważyć polisę all risks (wszystkie ryzyka) zamiast named perils (lista zdarzeń). Różnica w składce jest niewielka, różnica w zakresie — znacząca.
Ubezpieczenie OC w życiu prywatnym — obejmuje szkody wyrządzone osobom trzecim (np. zalanie sąsiada). W nowym lokalu przez pierwsze tygodnie intensywne użytkowanie instalacji często ujawnia nieszczelności — OC to bezpieczeństwo.
Ubezpieczenie mienia — wart osobnej pozycji, jeśli kupujesz apartament z wyposażeniem (meble, sprzęt audio-video, dzieła sztuki). Standardowe ubezpieczenie lokalu wycenia wyposażenie na stałe stawki, które w premium często nie odpowiadają realnej wartości.
Jeśli finansujesz zakup kredytem hipotecznym: bank wymaga obowiązkowo ubezpieczenia od ognia i innych zdarzeń losowych jako warunku uruchomienia kredytu. W takiej sytuacji ubezpieczenie pomostowe (obejmujące okres do wpisu hipoteki do KW) musi być złożone przed podpisaniem aktu lub jednocześnie z nim.
8. Wstępne spotkanie z notariuszem — przeczytaj projekt aktu, zanim podpiszesz
Notariusz jest podmiotem działającym w interesie obojga stron — nie jest adwokatem kupującego. Ale ma obowiązek informacyjny: na podstawie art. 80 i 81 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie (Dz.U. 2024 poz. 1001) notariusz jest zobowiązany udzielić stronom wyjaśnień co do treści i skutków czynności notarialnej.
Co zrobić 5–7 dni przed aktem:
Poproś notariusza o przesłanie projektu (wypisu roboczego) aktu notarialnego do wcześniejszego przejrzenia. Większość notariuszy w Warszawie taki projekt przesyła mailem — choć nie jest to ich ustawowy obowiązek, jest to dobra praktyka i profesjonalni notariusze ją stosują.
Co sprawdzić w projekcie aktu:
- Strony transakcji — pełne dane osobowe (PESEL, seria i numer dowodu, adres zamieszkania) muszą być zgodne z dostarczonymi dokumentami.
- Opis nieruchomości — numer KW, adres, metraż (zgodny z dokumentami sprzedającego i PNB), przynależności (garaż, komórka lokatorska).
- Cena i sposób zapłaty — dokładna kwota, moment zapłaty (przed aktem, przy akcie, po akcie), rachunek bankowy, depozyty.
- Stan lokalu i termin wydania — kiedy sprzedający przekazuje klucze? Co pozostaje w lokalu?
- Oświadczenia sprzedającego — o braku obciążeń, braku praw osób trzecich, braku zaległości. To zabezpieczenie kupującego. Sprawdź, czy są kompletne.
- Zapisy o hipotece (jeśli jest) — sekwencja spłaty, warunki wykreślenia.
- Numery KW — sprawdź ręcznie, czy numer KW w projekcie aktu pasuje do tej samej KW, którą przeglądałeś w ekw.ms.gov.pl.
Jeśli widzisz coś, czego nie rozumiesz lub co nie pasuje do Twoich uzgodnień ze sprzedającym — sygnalizuj notariuszowi i agentowi przed dniem aktu. Zmiany po podpisaniu są możliwe, ale kosztowne lub niemożliwe do przeprowadzenia.
Podsumowanie
30 dni przed aktem to okno, w którym kupujący premium może realnie zapobiec problemom zamiast je rozwiązywać w ostatniej chwili. Kluczowe punkty:
- Księga Wieczysta — ostateczna weryfikacja 7–10 dni przed aktem; szukaj wzmianek i nowych wpisów w działach III i IV.
- Zaświadczenie wspólnoty o niezaleganiu — nie starsze niż 30 dni na moment aktu; pilnuj terminu wystawienia.
- Świadectwo energetyczne — nowe klasy A–G od 29 maja 2026; stare dokumenty ważne 10 lat; sprawdź numer rejestrowy w CRCE.
- Hipoteka — promesa wykreślenia z banku, koordynacja kwoty i terminu; rozważ depozyt notarialny jako mechanizm bezpieczeństwa.
- Środki finansowe — przelew z imiennego konta, dokumentacja źródła; przy kontach zagranicznych uwzględnij 2–4 dni na SWIFT.
- Dokumenty tożsamości — sprawdź ważność dowodów obu kupujących; pełnomocnictwo = notarialne; intercyza = aktualny odpis.
- Projekt aktu — poproś o roboczą wersję 5–7 dni wcześniej; weryfikuj numer KW, dane stron, cenę i warunki wydania.
- Ubezpieczenie — uruchamiaj od dnia aktu, nie od dnia wprowadzenia.
Jeśli planujesz transakcję zakupu w segmencie premium w Warszawie i chcesz omówić konkretne kroki procesu — zapraszamy do kontaktu.